Evidencia dochádzky – Excel, na stiahnutie, vzor

Pojmy „evidencia pracovného času“ a „evidencia dochádzky“ sú často zamieňané. Hoci sa na prvý pohľad zdajú byť podobné, majú odlišný význam a účel. Zatiaľ čo zákon prikazuje zamestnávateľom viesť evidenciu o tom, koľko hodín zamestnanci odpracujú. Evidencia dochádzky slúži skôr na zaznamenávanie prítomnosti a neprítomnosti zamestnancov a nie je zákonnou povinnosťou.

---

Obsah článku

---

Pochopenie rozdielu medzi evidenciou pracovného času a evidenciou dochádzky je dôležité pre každého zamestnávateľa aj zamestnanca. Zatiaľ čo prvá je zákonom daná povinnosť, druhá je skôr dobrovoľným nástrojom na sledovanie prítomnosti.

Evidencia pracovného času

Zákonník práce ukladá zamestnávateľom povinnosť viesť presnú evidenciu o tom, kedy zamestnanci začínajú a končia prácu, vrátane práce v noci alebo mimo bežnej pracovnej doby. Táto evidencia musí zahŕňať aj obdobia, keď sú zamestnanci v pracovnej pohotovosti, či už aktívne alebo pasívne. Táto povinnosť platí aj v prípade, ak zamestnanec dočasne pracuje pre iného zamestnávateľa.

🟡Aby mohol zamestnávateľ vypočítať presnú výšku mzdy, musí mať presné informácie o odpracovanom čase, nadčasoch a nočných zmenách.

Povinnosť evidovať pracovný čas úzko súvisí s povinnosťou zamestnávateľa vyplácať zamestnancom spravodlivú mzdu. Zároveň je evidencia pracovného času dôležitá pre dodržanie zákonom stanovených limitov pracovného času a zabezpečenie dostatočného odpočinku pre zamestnancov. To je zaručené aj Ústavou SR.

Zákonník práce § 99

Pracovný čas predstavuje obdobie, počas ktorého je zamestnanec dostupný pre zamestnávateľa, vykonáva prácu a plní svoje povinnosti podľa pracovnej zmluvy. Podľa Zákonníka práce je zamestnávateľ povinný zaznamenávať každú hodinu odpracovanú zamestnancom, vrátane hodín nadčasu. Nadčas môže byť buď nariadený zamestnávateľom, dohodnutý s ním, alebo zaň môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi náhradné voľno.

🟡Keďže mzda zamestnanca závisí aj od počtu odpracovaných nadčasových hodín, je nevyhnutné tieto hodiny evidovať.

Hoci Zákonník práce nedefinuje pojem „evidencia“ ani nestanovuje konkrétny spôsob, akým má byť pracovný čas evidovaný, ukladá zamestnávateľovi povinnosť viesť túto evidenciu tak, aby bola úplná, správna, prehľadná a dokladovateľná. Zamestnávateľ si teda môže zvoliť rôzne formy a metódy evidencie, napríklad manuálne alebo elektronické. 

Evidenciu pracovného času je možné viesť v papierovej forme (napr. v knihe príchodov a odchodov), elektronickej forme (napr. pomocou čipových kariet) alebo ich kombináciou. Hlavné je, aby bolo zaznamenané, kedy zamestnanec začal a skončil prácu alebo bol v pracovnej pohotovosti.

Evidencia pracovného času – vzor v Exeli

Evidencia pracovného času v Exceli je praktický nástroj, ktorý umožňuje zamestnávateľom aj zamestnancom jednoducho a prehľadne sledovať odpracované hodiny, nadčasy, prestávky a iné pracovné aktivity. 

Vzor v Exceli obvykle zahŕňa základné informácie ako meno zamestnanca, dátum, začiatok a koniec pracovnej doby, počet odpracovaných hodín a poznámky. 

Tento vzor môže byť doplnený o automatické výpočty, ktoré zjednodušujú sledovanie času a mzdových nárokov. Vďaka prispôsobiteľnosti Excelu je možné vytvoriť šablónu na mieru, ktorá bude vyhovovať špecifickým potrebám danej organizácie alebo jednotlivca.

Evidencia dochádzky zamestnancov

Na rozdiel od prísnej regulácie evidencie pracovného času, zákon nešpecifikuje podrobné pravidlá pre evidenciu dochádzky. Táto evidencia slúži predovšetkým na zistenie, kedy zamestnanec prišiel a odišiel z pracoviska, bez ohľadu na to, či v tomto čase aktívne pracoval. Zaznamenáva sa presný čas vstupu a výstupu z pracoviska alebo areálu firmy.

Hoci nie je priamo stanovené, že zamestnávatelia musia viesť záznamy o dôvodoch neprítomnosti svojich zamestnancov, v niektorých prípadoch sa táto povinnosť dá vyvodiť:

• z účelu jednotlivých článkov Zákonníka práce 
• z iných súvisiacich zákonov

Okrem základnej funkcie zaznamenať príchod a odchod zamestnanca, evidencia dochádzky slúži aj na sledovanie dôvodov, pre ktoré zamestnanec nebol v práci. Je možné v nej nájsť informácie o čerpaní dovolenky, náhradného voľna, neospravedlnených absenciách alebo o dôvodoch dočasnej pracovnej neschopnosti. 

Čo musí obsahovať evidencia dochádzky?

Ako už bolo načrtnuté, evidencia dochádzky zamestnancov zahŕňa všetky informácie o dochádzke – odchody, príchody, čerpanie dovolenky, náhradné voľno. Spoločne s evidenciou pracovného času tieto údaje poskytujú komplexný prehľad o pracovnej aktivite zamestnancov.

Slúži napríklad na sledovanie priemerného týždenného pracovného času, stanovenie dĺžky dovolenky, určenie výšky mzdy a poistného, a tiež na zostavovanie výkazov pre Sociálnu a zdravotnú poisťovňu.

Evidencia pracovného času by mala poskytovať tieto informácie:

🟡Koľko hodín zamestnanec pracoval každý deň.

🟡Protokol o pracovnej ceste zamestnanca, správu o vykonávaní práce mimo pracoviska, záznam o služobnej činnosti zamestnanca.

🟡Údaj o prerušení pracovného času z osobných dôvodov – je potrebné zaznamenať čas odchodu a prekážky na strane zamestnanca, vrátane uvedenia dôvodu a času odchodu, ako aj záznam o počte hodín aktívnej a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti.

🟡Dochádzka zamestnancov by mala obsahovať napríklad záznamy o náhradnom voľne, pracovnom voľne bez nároku na mzdu, čerpaní dovolenky alebo neospravedlnenej absencii.

Dochádzku zamestnancov je možné zaznamenávať pomocou dochádzkového listu alebo pomocou dochádzkových systémoch. Obľúbenou formou evidencie dochádzky zamestnancov je aj veľmi jednoduché vytvorenie evidencie dochádzky v exceli. 

Dochádzka – tlačivo

Dochádzkové tlačivo je dôležitým nástrojom pre zamestnávateľov, pretože poskytuje prehľad o dochádzke zamestnancov, pomáha pri výpočte mzdy, a tiež slúži na účely kontroly dodržiavania pracovného času.

Tlačivo môže mať rôzne podoby – môže byť vedené v papierovej forme alebo digitálne prostredníctvom dochádzkového systému. Každý zamestnanec vyplňuje tlačivo buď sám, alebo sa údaje doňho zaznamenávajú automaticky napríklad pomocou čipovej karty, elektronického systému alebo biometrických údajov.

Evidencia dochádzky v Exeli na stiahnutie

Jednou z najpoužívanejších aplikácií na evidenciu dochádzky je Microsoft Excel. Jeho jednoduché rozhranie a široké možnosti ho predurčujú na efektivné spracovanie údajov o dochádzke.

Excel ponúka široké možnosti na prispôsobenie evidencie dochádzky potrebám konkrétnej firmy alebo tímu. Vďaka formulárom, makrám a ďalším funkciám je možné vytvoriť prehľadný a flexibilný systém evidencie. Základom dobrej evidencie dochádzky v Exceli je premyslená štruktúra a výber relevantných údajov.

Grafické znázornenie dochádzky v Exceli poskytuje prehľadný obraz o tom, ako často sú jednotliví zamestnanci prítomní v práci, čo môže byť dôležité pri hodnotení ich výkonu a pri rozhodovaní o ďalších krokoch.

Dochádzkový list

Dochádzkový list je základný dokument, ktorý zaznamenáva prítomnosť zamestnanca v práci a jeho pracovné nasadenie. Aj keď existuje množstvo moderných nástrojov na sledovanie pracovného času, dochádzkový list si stále udržuje svoju dôležitosť a je nevyhnutnou súčasťou každého pracovného procesu.

Jednou z kľúčových funkcií dochádzkového listu je kontrola pracovného času. Umožňuje zamestnávateľom sledovať, či si zamestnanci plnia svoje pracovné povinnosti, čím prispieva k zabezpečeniu plynulého chodu firmy.

🟡Zamestnanci majú vďaka dochádzkovému listu k dispozícii prehľad o svojej pracovnej dobe, čo im umožňuje efektívnejšie plánovať svoje pracovné úlohy a povinnosti.

Údaje z dochádzkového listu poskytujú manažérom cenné informácie, ktoré im umožňujú lepšie riadiť svojich zamestnancov, napríklad pri prideľovaní úloh alebo riešení problémov.

Dochádzkový systém – novodobé dochádzkové listy

Doba papierových dochádzkových kníh je dávno za nami. Moderné firmy využívajú sofistikované dochádzkové systémy, ktoré výrazne uľahčujú evidenciu pracovného času a zvyšujú efektivitu podniku. 

Na trhu existuje množstvo rôznorodých dochádzkových riešení, ktoré sa líšia svojimi funkciami, dizajnom a spôsobom implementácie.

Hardvérový dochádzkový systém	Fungujú na princípe identifikácie zamestnanca pomocou odtlačku prsta, tváre alebo čipu.	Využívajú sa vo výrobných prevádzkach, kde je dôležitá fyzická prítomnosť zamestnancov.
Cloudový dochádzkový systém	Ideálnym riešením pre firmy, ktoré zamestnávajú ľudí pracujúcich z domu alebo na rôznych projektoch.	Aplikácie nielenže zabezpečujú dodržiavanie zákonných predpisov o evidencii pracovného času, ale tiež zvyšujú transparentnosť a efektivitu práce.
Kombinovaný dochádzkový systém	Spájajú výhody hardvérových zariadení a cloudových aplikácií.	Zamestnanci môžu využívať fyzické terminály na zaznamenanie dochádzky a zároveň mať prístup k údajom o svojej dochádzke prostredníctvom mobilnej aplikácie.

Pokročilé dochádzkové systémy sa často využívajú aj na riadenie prístupu, čo umožňuje obmedziť vstup zamestnancov do citlivých častí firmy. Niektoré systémy dokonca umožňujú sledovať pohyb zamestnancov po pracovisku.

Z dôvodu bezpečnosti implementujú veľké firmy, ako sú banky alebo automobilky, dochádzkové systémy, ktoré umožňujú kontrolovať prístup do jednotlivých oblastí firmy.